Het antwoord: hoe ingewikkeld wil je het hebben?
Vanmorgen is de betaling gedaan voor de visitekaartjes die bestemd zijn voor World Art Dubai 2024 (WAD 2024).
Die kunstbeurs vindt volgende week van 2 tot en met 5 mei plaats.
De visitekaartjes worden onder het videoscherm op een tafel gelegd, maar dan moeten de visitekaartjes wel op tijd (uiterlijk 29 april) aankomen op een zeker adres in Dubai en zo ver is het nog lang niet.
Nu wel het vervolg op vanmorgen.

Zoals hierboven al geschreven begint de kunstbeurs World Art Dubai 2024 op 2 mei en duurt tot en met 5 mei.
Het Franse Circle Foundation for the Arts (CFA) doet de coördinatie en zal mij ook vertegenwoordigen op de beurs.
Het laatste struikelblok is het op tijd afdrukken en afleveren van de visitekaartjes.
Dat gebeurt nu via medewerkers (meervoud) van het bedrijf Look At Me Print.

Via de directeur van CFA  en mede-organisator Oksana Elfoli van World Art Dubai 2024 is de laatste horde te nemen via de medewerkers van het Look At Me Print.
En dat blijkt nog een ingewikkelde horde om te nemen.

Want, vanmorgen kreeg ik van medewerker1 het verzoek tot betaling middels een link die me naar Rakbank bracht. In diezelfde e-mail werd ook gevraagd om het afleveradres.
De betaling was snel in orde en daarop heb ik een e-mail gestuurd dat de betaling was gedaan en het afleveradres daarin genoemd.

Om kwart over 11 vanmorgen kwam er opnieuw een e-mail van medewerker1:
“Dear mam could you please check the business card design which my designer have shred in another email if design is okay please confirm the design by reply”

Hierbij dus de vraag of ik het ontwerp van het visitekaartje wilde controleren.
En dat was toch wel enigszins vreemd, want het ontwerp had ik immers zelf gemaakt en was al opgestuurd naar deze medewerker.
Misschien ligt het aan mij, maar ik begrijp dan niet zo goed wat een designer (medewerker2) dan nog te “designen” heeft.
(Voor degenen die het hele verhaal rondom het afdrukken van het visitekaartje heeft gevolgd: dit was de eerste contactpersoon die ik via e-mail benaderde om de kaartjes te laten drukken, maar waarop geen antwoord kwam.)

Daarbij komt dat medewerker2 nog geen e-mail heeft gestuurd om het ontwerp te accorderen.

Die e-mail kwam een uur later binnen:

Dear Sir/Madam ,

Greetings From Sixty Four Promotional Gifts Preparing L.L.C please find the attached Design file for your reference kindly review and approve the same
Please check all the numbers & Spellings, once approved, the file will go for printing and corrections cannot be made.
1.  Accuracy of the Color and cutting will be 85% to 90% as per provided mockup or design
2.  DESIGN, SPELLING, LOGOS, PHONE NUMBERS, E- MAIL ID, etc, should be approved by the Client.
3.  Material, sizes, and mock-up should be confirmed by the client
4.  Production time will start only after design or mock-up approval
5.  Post Approval on the Mail and Production Customer will be LIABLE IN PAYING THE PRODUCTION COST
ONCE IT IS APPROVED Sixty Four Promotional Gifts Preparing L.L.C NOT RESPONSIBLE FOR ANY PRINTING MISTAKES
PAVAN C  | Designer

In de bijlage zat het design dat Pavan/medewerker2 dus had gemaakt en, hoe verrassend, dat is exact dezelfde als die ik had gemaakt.

Dus waarom moet ik hier dan nog naar kijken voor eventuele fouten en mijn toestemming geven dat het gedrukt mag worden?
Het is, naar mijn idee, een stap in het afdrukproces die simpelweg overgeslagen had kunnen worden.
Maar goed, het is zoals het is.
Overigens blijkt uit de cc van de e-mail dat er zeven (!) andere personen in de organisatie dezelfde e-mail hebben gekregen.

Ik heb Pavan/medewerker2 direct mijn fiat gegeven om vooral geen onnodige vertraging te krijgen in het afdrukproces:

“Dear Pavan,

Enkele minuten voordat ik mijn e-mails had gestuurd, kreeg ik weer een e-mail van medewerker1:
“Dear sir / mam , 

 could you please send the delivery location and details to this  email  in  given format 

Delivery details :
Required Date : 
Name:
Phone Number & Alternate Contact:
Room No or Office No :
Building Name or Building No. :
Landmark :
Google Pin :

 Thank you”

Hier wordt opnieuw om de adresgegevens gevraagd waar de visitekaartjes moeten worden afgedrukt.
Maar… die had ik al gegeven nadat ik de betaling had gedaan!
Wellicht toch niet in het format dat gewenst was en dus heb ik medewerker1 opnieuw de adresgegevens gestuurd, in het gewenste format.

“Dear ***,

I sent you the delivery location and information in the email of 11:10 AM (your local time) this morning, but will repeat it here:

The delivery address I received:
Hyatt Place Dubai / Jumeirah
Attention: Mrs Oksana Elfoli
Al Mina Road
P.O. Box 31075
Dubai, United Arab Emirates
Tel  ***
Email: ***

or in your format (if applicable):

 Delivery details : 
Required Date : April 29th, 2024
Name: Mrs. Oksana Elfoli
Phone Number & Alternate Contact: *** & email: ***
Room No or Office No : P.O. Box 31075
Building Name or Building No. : Hyatt Palace Dubai / Jumeirah
Landmark : not known to me
Google Pin : not known to me
Street: Al Mina Road
City: Dubai, United Arab Emirates

I hope this information is enough for you.

Witk kind regards,

Tjeerd Doosje
Studio Tjeerd”

Ondertussen had ik weer een e-mail gekregen van Pavan/medewerker2:

“Thank you for the approval.

To ensure a smooth and efficient process, we are sharing the contact details of our dedicated representative who will assist you further with Production stages or additional support you may require.
Please feel free to reach out through same email loop/ below contact number

Asst. Production Manager: ***
Contact : ***

Our team is committed to providing you with exceptional service, and Mr. *** will be more than happy to assist you with any questions or concerns you may have.

+Vishal 64sec.com For Your Reference 

PAVAN C  | Designer”

En… hoera, hier komt medewerker3 in beeld; een assistent productie manager.
Als het niet zo heel vervelend was, had ik het misschien wel grappig gevonden: tot nu toe drie personen die zich bezig houden met het afdrukken van een visitekaartje die al in definitief ontwerp is aangeleverd.
Neemt niet weg dat de eerste regel uit de e-mail “To ensure a smooth and efficient process” wel een lach op mijn gezicht bracht.
Ik weet niet waar ik ondertussen in ben beland, maar ik vind het alles behalve soepel en efficiënt.
Dat belooft nog wat voor het afleveren van de visitekaartjes…

In ieder geval lijkt het er op dat de kaartjes nu ook daadwerkelijk gedrukt gaan worden, fingers crossed.

Wordt vervolgd.

Eerdere belangrijke berichten over World Art Dubai 2024:
Contact met afdrukcentrale
Ontwerp visitekaartje is af
Contact met mede-organisator WAD2024
Opnieuw contact met directeur CFA
Foto’s ingestuurd
Definitieve keuze
Persoonlijke uitnodiging ontvangen

Volg deze link voor alle berichten met betrekking tot World Art Dubai 2024.

Volg deze link voor alle berichten met betrekking tot Circle Foundation for the Arts.